Automatisierungskandidaten erkennen
Zur Vorauswahl empfiehlt IntroGroup einen Workshop mit Vertrieb, RevOps und Customer Success. Alle wiederkehrenden Workflows werden gesammelt und bewertet: Datenverfügbarkeit, Standardisierungsgrad, Risiko, erwarteter Nutzen. Klassiker sind Lead-Routing, Meeting-Prep, Angebotsfreigaben oder After-Call-Summaries.
Ergebnis des Workshops ist ein Backlog mit Score. Prozesse mit hohem Impact und niedriger Komplexität starten zuerst, komplexe Aufgaben werden in kleinere Schritte zerlegt.
Daten- und Tooling-Checkliste
- Saubere Stammdaten, eindeutige IDs und klare Felddefinitionen im CRM.
- APIs oder Integrationen zu Collaboration-Tools (Slack, Teams, E-Mail, Telefonie).
- Event-Streams oder Webhooks, damit Trigger zuverlässig ausgelöst werden.
- Fehlerlogging und Monitoring, um Abweichungen sichtbar zu machen.
Fehlende Bausteine sollten vor dem Go-live geschlossen werden. IntroGroup nutzt hierfür eine Automatisierungs-Matrix, die Datenquellen, Systeme und Verantwortliche abbildet.
Governance & Kontrollpunkte
Auch Automatisierung braucht ein RACI. Wer pflegt die Regeln? Wer überprüft Ergebnisse? Wer schaltet Automationen ab? Zusätzlich sollten Sicherheitsmechanismen wie Schwellenwerte, manuelle Freigaben und regelmäßige Audits implementiert werden.
KPIs und Reporting
Erfolgsmessung basiert auf Zeitersparnis, Fehlerquote, Nutzerfeedback und finanziellen KPIs. Ergänzend helfen Akzeptanzbefragungen und Onboarding-Zeiten für neue Mitarbeitende.